En tant que chargé de diffusion, il est primordial de pouvoir relancer vos interlocuteurs au bon moment, avec les bonnes informations, afin d’être certain de ne manquer aucune opportunité. C’est pourquoi il est crucial d’avoir à sa disposition un logiciel permettant de gérer sa base de données de façon efficace. Coulisses vous propose une sélection de quatre solutions de gestion de bases contacts.
1. Utiliser Google Contacts
Google Contacts, est une solution gratuite proposée par Google pour gérer vos contacts. Elle vous permet de stocker et d’organiser les coordonnées des personnes avec lesquelles vous êtes en relation. Chaque fiche contact peut contenir de multiples informations telles que le nom, les adresses e-mails, les numéros de téléphone, l’adresse postale, le nom de l’employeur, le poste de la personne, etc.
Comme la plupart des services proposés par Google, Google Contacts est intégré aux autres applications du géant américain, telles que Gmail, Google Drive ou encore Google Agenda. Vous pouvez ainsi envoyer des e-mails, partager des documents et planifier des rendez-vous sans avoir à consulter la fiche d’un contact.
Vous avez également la possibilité de synchroniser vos contacts avec un appareil mobile pour les consulter ailleurs que dans un navigateur.
Malgré de nombreuses possibilités, cet outil reste limité. Tout d’abord, en terme de gestion des contacts, il est difficile de filtrer ou segmenter votre base afin de ne sélectionner qu’un type de contact. D’autre part, les fiches contacts sont limitées en termes de structure : vous n’aurez pas la possibilité d’avoir un historique de la relation, ni de créer des liens entre une personne et un projet. Enfin l’outil ne facilite pas le travail collaboratif, si vous devez partagez la base avec d’autres collaborateurs.
2. Développer une base FileMaker
FileMaker est une bonne solution pour gérer vos contacts, elle est d’ailleurs très répandue dans le spectacle vivant. Cependant, si vous cherchez une solution pour commencer la gestion de contacts, vous devrez faire attention. À l’heure du cloud computing, FileMaker présente en effet quelques limites.
En premier lieu, FileMaker est un moteur de base de données que vous devez paramétrer entièrement, afin de mettre en place une base utilisable pour votre activité. Et pour configurer FileMaker et structurer votre base de données, vous devrez investir du temps et disposer de connaissances en programmation informatique.
D’autre part, si FileMaker permet le travail collaboratif, ce n’est pas simple à mettre en place et implique souvent qu’un poste ou un serveur, sur lequel est installé le logiciel, tourne en permanence dans vos bureaux. De plus, pour accéder à vos données en ligne, vous devrez paramétrer votre Firewall pour ouvrir certains ports, ou recourir à un hébergement, ce qui sous-entend un coût supplémentaire.
Enfin, le coût de la licence peut vite devenir élevé, selon la taille de votre structure et le nombre d’utilisateurs. Prenons l’exemple d’une structure comprenant deux utilisateurs et utilisant un serveur, vous devrez débourser 691 € TTC par an (sans compter le coût de développement et le paramétrage). Pour cinq utilisateurs le montant s’élève à 1678 € TTC par an, sans compter le coût de paramétrage si vous faites appel à un prestataire.
3. Choisir un CRM généraliste
Les CRM ou Customer Relationship Management (Gestion de la Relation Client) sont des logiciels qui permettent d’optimiser le traitement et l’analyse des données relatives à vos contacts.
Ils vous permettront d’avoir un suivi structuré des relations avec vos contacts, grâce à la gestion des tâches et des rappels. Dans certains cas, vous disposerez également de l’intégration des mails sur la fiche contact, afin d’avoir un suivi optimal de la relation. Ce type de logiciel vous permet également de suivre vos projets et opportunités de développement.
Cependant, les CRM généralistes sont destinés à être utilisés par un large public et sont donc peu adaptés aux spécificités du secteur du spectacle vivant. En effet, ces logiciels vont se limiter à une gestion commerciale des opportunités et ne vous offrent pas la possibilité de gérer le lien entre vos projets et les calendriers, la disponibilité des artistes, leurs contrats ou les contrats de cession. Vous serez donc forcé d’utiliser d’autres outils pour gérer toutes les étapes de vos projets.
4. Opter pour un CRM dédié au secteur du spectacle vivant
Un logiciel de gestion dédié au secteur du spectacle vivant sera évidemment plus approprié à votre utilisation. Tout comme un CRM généraliste, il vous permettra d’organiser vos contacts et d’avoir un suivi efficace de la relation. Les CRM dédiés au secteur du spectacle vivant ont été développées et pensés dans le but de répondre aux besoins des professionnels du secteur.
Des solutions telles qu’Orfeo, par exemple, sont pré-paramétrées pour correspondre aux besoins du secteur et ne nécessite pas de développement supplémentaire. Elles vous permettent de gérer des projets de diffusion de A à Z, de la détection de l’opportunité à l’envoi de la facture du contrat de cession.
Les fiches “programmateurs” vous permettront de stocker toutes les informations liées aux lieux de diffusion (contacts, informations administratives et techniques), l’historique de la reation et des rappels, automatiquement mis en lien avec un calendrier. Vous pourrez également suivre les projets de diffusion, en fonction de leur statut.
Ce type de solution permet également de segmenter votre base de données en fonction de filtres pertinents (ex : tous les lieux de spectacle en Rhône-Alpes qui accueillent des spectacles “jeune public”) et d’envoyer des e-mailings à partir de listes de diffusion établies à l’aide de filtres.
Enfin, vous pourrez également automatiser vos tâches administratives, telles que l’établissement et la génération de contrats, devis et factures.
Pour résumer, un CRM dédié au secteur du spectacle vivant vous permettra de gagner du temps et d’être plus efficace dans votre diffusion.
Toutes ces solutions offrent la possibilité de gérer une base de données de contacts : à vous de faire votre choix en fonction de votre contexte. Prenez néanmoins le temps de réfléchir à la manière dont votre base contacts s’inscrira dans votre organisation globale. En effet, si vous devez utilisez par ailleurs d’autres logiciels (calendriers, outil de facturation, plate-forme d’emailing), ne négligez pas le temps que vous passerez à relier les données entre elles.