Google Agenda est un bon moyen pour mettre en place une gestion simple des plannings de production pour une compagnie ou d’un ensemble vocal ou instrumental. Peut-être l’utilisez-vous déjà et êtes habitué à ses principales fonctionnalités ? Coulisses vous propose aujourd’hui d’aller plus loin en découvrant une liste de fonctionnalités “avancées” de cet outil.
1. Gérer plusieurs fuseaux horaires
Il vous est probablement arrivé de devoir caler des réunions avec des équipes en tournée à l’étranger. Quels fuseaux horaires allez-vous utiliser comme référence pour les horaires de réunion ? Google Agenda vous permet d’afficher plusieurs fuseaux pour les événements de votre planning.
- Dans le menu de Google Agenda, sélectionnez Labos. Vous trouverez alors une liste de fonctionnalités que vous pouvez activer ou non.
- Cherchez Horloge internationale afin de l’activer, puis enregistrer pour que la modification soit bien prise en compte.
Vous trouverez maintenant, sur la droite de votre agenda, les horaires des différents fuseaux horaires. En cliquant sur le lien Paramètres, vous pouvez choisir les fuseaux que vous souhaitez afficher.
2. Sélectionner une période spécifique
Le calendrier Google Agenda vous permet déjà de choisir parmi plusieurs types d’affichages : quotidien, hebdomadaire, mensuel, 4 jours. Mais vous avez également la possibilité de choisir d’afficher une période spécifique de votre agenda (par exemple “du 23 au 25 août 2016”). Pour cela, cliquez sur une date dans le mini-agenda en haut à gauche, glissez sans relâcher le bouton vers une autre date. Le calendrier se modifie alors, pour n’afficher que la période que vous avez sélectionnée.
3. Visualiser vos rendez-vous à venir
Google Agenda vous permet de visualiser les événements à venir sur la droite de votre calendrier. Ainsi la liste de vos rendez-vous ou réunion à venir reste toujours visible.
Pour les afficher :
- rendez vous dans le menu principal de Google Agenda
- cliquez sur Labos
cochez Activer pour la fonctionnalité Rendez-vous suivant puis, enregistrez.
4. Recevoir un récapitulatif quotidien par mail
Vous souhaitez recevoir tous les événements de votre journée par mail ? Rien de plus simple.
- À côté de votre agenda cliquez sur la petite flèche à droite
- choisissez Paramètres de l’agenda.
- Dans les paramètres, cliquez sur l’onglet Modifier les notifications.
- Dans la section Choisissez la manière dont vous souhaitez être tenu informé, cochez la case pour le planning quotidien.
- N’oubliez pas d’enregistrer.
Vous recevrez maintenant un e-mail récapitulatif de tous les événements de votre journée.
5. Consulter votre agenda en mode hors-connexion
Votre calendrier n’est intéressant que si vous pouvez y accéder. Google Agenda étant un outil en ligne, comment faire si vous ne disposez pas de connexion Internet ? Il vous suffit d’installer l’extension Google Agenda pour Chrome.
- Cliquez sur le menu de Google Chrome en haut à droite de votre navigateur puis cliquez sur Plus d’outils > Extensions. Vous pouvez ensuite cliquer sur le lien Plus d’extensions en bas de page.
- Dans l’onglet de recherche saisissez Google Agenda puis téléchargez l’application.
- Une fois l’application installée, cliquez dans le menu principal de Google Agenda et choisissez Mode hors connexion qui apparaît maintenant dans la liste du menu.
- Cliquez ensuite sur Activer dans la boîte de dialogue et attendez la fin de la synchronisation.
Votre calendrier est maintenant accessible hors connexion.
Pour aller plus loin…
Google Agenda est un très bon outil pour mettre en place une gestion simple des plannings de production. Mais, il existe également des logiciels de gestion dédié aux producteurs de spectacle, comme Orfeo, qui tout ens’inspirant des fonctionnalités de Google Agenda, vous permettent d’aller plus loin sur un certain nombre d’aspects :
- profiter d’une vue semestrielleou annuelle de votre agenda afin d’avoir une vue d’ensemble de votre saison.
- disposer de données structurées liées à un événement telles que la distribution de votre production ou le budget
- pouvoir lier des événements entre eux (par exemple, associer des dates de répétition, représentation et/ou installations techniques à une période de tournée)
Nous espérons que ces petites astuces vous seront utiles au quotidien. Si vous en découvrez d’autres, n’hésitez pas à les partager dans les commentaires.